Google ドライブのファイル検索が凄い
私は普段ビジネスだけでなく、プライベートでも Google ドライブを利用しています。使う理由は利用料金やストレージ容量等いろいろありますが、一番は使い勝手の良さです。中でも検索機能の精度の高さは他のサービスと比較しても群を抜いているのではないでしょうか。今回は Google ドライブの検索機能の凄さをまとめてみようと思います。
複雑な条件でファイルを検索できる
Google ドライブの検索ボックスから、高度な検索（検索項目のフィルタリング）を行うことができるのをご存知でしょうか。
以下がそのフィルタリング項目です。
| 検索可能項目 | 説明 |
|---|---|
| 種類 | ドキュメント、画像、PDF などのファイル形式 |
| オーナー | ファイルのオーナーを指定します |
| 場所 | ファイルの場所として、特定のフォルダを選択するか、「ゴミ箱」または「スター付き」を指定します。組織内のユーザーが使用できるファイルを検索することもできます |
| 更新日 | ファイルの最終更新日 |
| アイテム名 | ファイル名と部分的に一致するキーワード |
| 含まれている語句 | ファイル名に含まれる語句 |
| 共有対象 | ファイルを閲覧またはコメント、編集できるユーザーを指定します |
| フォローアップ | 自分に割り当てられたアクション アイテムを含むファイルや、提案を含む自分がオーナーであるファイルを検索します |
これらの項目を利用することによって、部分的な情報からファイルを検索することができます。ただ、このフィルタリング項目を利用せずとも、覚えているキーワード一つでユーザーが欲しいファイルの候補を提示してくれるので、普段利用している人はあまりいないかもしれません。より詳細な検索を行いたい時はこの機能がオススメです。
「説明文」からファイルを検索できる
Google ドライブでは、ファイルに対して説明文を追加することができ、この説明文を利用してファイルを検索することができます。
例えば、以下のように説明文にテキストを入力しておくと
検索ボックスから、説明文にマッチするキーワードでファイル検索を行うことができます。
予め、ファイルの説明文に検索キーワードを埋め込んでおけば、後々のファイルの掘り起こしが非常に楽になります。もちろんAPIでも操作することができるため、キーワードの埋め込みを自動化することも可能です。
OCR機能によってファイルの中身を検索できる
Google ファイル（スプレッドシート、ドキュメント、スライド等）やテキストファイル、PDF、画像であれば、ファイルの中身で検索することが可能です。Google ドライブにファイルをアップロードすると、自動的にOCR機能が実行され、ファイルの中身のテキストもファイルの検索キーワードとして認識されます。非常に精度が高いので、一度試してみると良いかもしれません。
※以前は画像をアップすると、即座に画像内のテキストで検索ができたのですが、2021/02/01時点で即座に検索できないようになっていました。もしかすると、処理されるまでにある程度の時間を要するようになったのかもしれません。
ファイルサイズでファイルを検索できる
Google ドライブでは、ファイルサイズでファイルを検索することも可能です。Webブラウザで Google ドライブにログイン後、画面左下に存在する「保存容量」をクリックします。すると、ファイルサイズでソートされたファイル一覧が表示されます。この機能を利用すれば、 Google ドライブを圧迫しているファイルをピックアップして削除することができます。
検索チップによってファイルを検索できる（ベータ版）
まだベータ版の機能ではありますが、検索チップという機能が存在します。この機能を利用することによって、簡易に検索結果にフィルタリングをかけることができます。高度な検索でファイル検索を行う場合ポップアップされたフォームから検索項目を入力・選択する必要がありますが、この機能を利用すればファイル一覧画面から簡易にファイルをフィリタリングすることができます。
ただし、この機能は Google Workspace 向けの機能になるため、無料の Google アカウントを利用しているユーザーは利用することができません。
ラベルで検索することができる
以前、 Google ドライブのラベル機能について解説しましたが、この機能を利用すれば、ユーザーは Google Workspace の管理者が付与した独自のラベルからファイルを検索できるようになります。ただし、本機能は、 Google Workspace Business Standard 以上で利用可能な機能であるため、無料版の Google ドライブを利用しているユーザーは利用することができません。
今回のまとめ
- 検索フィルタリングを使えば、より詳細な項目で検索が可能
- ファイルの説明文からも検索ができる
- Google ファイル（スプレッドシート、ドキュメント、スライド等）やテキストファイルの中身からも検索が可能
- PDFや画像ファイルもOCR機能で検索可能
- ファイルサイズでファイルを検索することも可能
- 検索チップという機能がリリースされると、よく使う項目で手頃に検索できるようになる
- 独自のラベルによってファイルを検索することができるが、 Google Workspace の特定のエディション以上で利用可能
