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Google ドライブのラベル機能を分かりやすく解説

ドライブマニア

Google ドライブのラベル機能をご存知でしょうか。ラベル機能はファイル・フォルダに対してカスタムラベルを追加するための機能です。特定の意味のあるキーワードをラベルとして登録することにより、ファイル・フォルダの検索性が向上することが期待できます。

ラベルの定義

ラベルはファイルに関する情報を意味し、各ラベルは１つ以上のフィールドを保持し、フィールドには数値や選択データといった型（数値、日付、人、テキスト、選択）を割り当てることができます。

仮に「契約」というラベルがあるとすると、「契約」には以下のようなフィールドを割り当てることが想定されます( Google 公式ページの例より)。

前述した通り、フィールドにはデータ型を指定できるため、利用者の運用に合わせて各フィールドにデータ型を設定します。

ラベルの利用条件

ラベルは全てのユーザーが利用できる機能ではありません。特定の Google Workspace エディション（Business Standard以上）向けの機能になります。

アカウント利用可否
無料の Google アカウント×
Google Workspace Business Starter×
Google Workspace Business Standard○
Google Workspace Business Plus○
Google Workspace Enterprise○
Google Workspace Education Standard○
Google Workspace Education Plus○

ラベルは誰が作成するのか

デフォルトでは、 Google ドライブのラベルを作成できるのは Google Workspace の管理者です。

共有ドライブに限定したラベル利用

Google Workspace の管理者、及び管理者が許可したユーザーは、共有ドライブ内のファイル・フォルダで使用可能なラベルを作成することができます。共有ドライブの管理者はメンバーが利用可能なラベルを選択することができます。

ユーザーにラベル利用を許可する

Google Workspace 管理者は、ユーザー組織単位にラベル利用の許可を与えることができます。ただ、 Google 公式ページでは「組織毎に設定できる」と記載されていますが、β版では全体に対してのオン・オフしかできないように見えます。

  1. Google 管理コンソール にログイン
  2. 管理コンソールのTOPページから、[アプリ] – [Google Workspace] – [ドライブとドキュメント] にアクセス
  3. [ラベル] をクリック
  4. 組織単位でラベルをオン・オフする

この機能によりエンドユーザーが受ける恩恵

Google Workspace のエンドユーザーは、編集権限を保持するファイル・フォルダに対して、ラベル・フィールドを設定することができます。

これにより、エンドユーザーはラベルとフィールドに紐づいたコンテンツを検索できるようになります。

現在はβ版として利用可能

前述した通り、ラベル機能は現在β版として利用可能です。ラベル機能の利用申請についてはコチラから行うことができます。利用申請が通ると、エンドユーザーが Google ドライブでファイルを右クリックした時に「ラベル」のメニューが表示されるようになります。

まとめ

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