Google ドライブのラベル機能をご存知でしょうか。ラベル機能はファイル・フォルダに対してカスタムラベルを追加するための機能です。特定の意味のあるキーワードをラベルとして登録することにより、ファイル・フォルダの検索性が向上することが期待できます。
ラベルの定義
ラベルはファイルに関する情報を意味し、各ラベルは1つ以上のフィールドを保持し、フィールドには数値や選択データといった型(数値、日付、人、テキスト、選択)を割り当てることができます。
仮に「契約」というラベルがあるとすると、「契約」には以下のようなフィールドを割り当てることが想定されます( Google 公式ページの例より)。
- 「種類」
- 「会社」
- 「ステータス」
- 「期限」
前述した通り、フィールドにはデータ型を指定できるため、利用者の運用に合わせて各フィールドにデータ型を設定します。
ラベルの利用条件
ラベルは全てのユーザーが利用できる機能ではありません。特定の Google Workspace エディション(Business Standard以上)向けの機能になります。
アカウント | 利用可否 |
---|---|
無料の Google アカウント | × |
Google Workspace Business Starter | × |
Google Workspace Business Standard | ○ |
Google Workspace Business Plus | ○ |
Google Workspace Enterprise | ○ |
Google Workspace Education Standard | ○ |
Google Workspace Education Plus | ○ |
ラベルは誰が作成するのか
デフォルトでは、 Google ドライブのラベルを作成できるのは Google Workspace の管理者です。
共有ドライブに限定したラベル利用
Google Workspace の管理者、及び管理者が許可したユーザーは、共有ドライブ内のファイル・フォルダで使用可能なラベルを作成することができます。共有ドライブの管理者はメンバーが利用可能なラベルを選択することができます。
ユーザーにラベル利用を許可する
Google Workspace 管理者は、ユーザー組織単位にラベル利用の許可を与えることができます。ただ、 Google 公式ページでは「組織毎に設定できる」と記載されていますが、β版では全体に対してのオン・オフしかできないように見えます。
- Google 管理コンソール にログイン
- 管理コンソールのTOPページから、[アプリ] – [Google Workspace] – [ドライブとドキュメント] にアクセス
- [ラベル] をクリック
- 組織単位でラベルをオン・オフする
この機能によりエンドユーザーが受ける恩恵
Google Workspace のエンドユーザーは、編集権限を保持するファイル・フォルダに対して、ラベル・フィールドを設定することができます。
これにより、エンドユーザーはラベルとフィールドに紐づいたコンテンツを検索できるようになります。
現在はβ版として利用可能
前述した通り、ラベル機能は現在β版として利用可能です。ラベル機能の利用申請についてはコチラから行うことができます。利用申請が通ると、エンドユーザーが Google ドライブでファイルを右クリックした時に「ラベル」のメニューが表示されるようになります。
まとめ
- ラベル機能は現在β版で公開されている
- ラベル機能は Google に申請することで利用可能
- ラベル機能は全ての Google ユーザーが利用できるわけではない
- ラベルの利用可否は Google Workspace の組織単位に設定することができる